結論：オフィス縮小でコワーキング移行の最初の3ステップ
オフィス縮小を検討している方にとって、コワーキングスペースへの移行は有力な選択肢です。ただし、闇雲に決めると「思っていたのと違った」となりかねません。ここでは、オフィス縮小でコワーキング移行を検討する際の全体像と、最初に踏むべき3ステップを解説します。
まず、オフィス縮小の理由を整理しましょう。主な理由は以下の3つに分類されます。
- コスト削減：固定費（賃料・光熱費・内装費）を削減したい
- 働き方改革：リモートワーク導入後、出社頻度が減った
- 事業規模縮小：人員削減や事業整理でスペースが余っている
コワーキングスペースは、これらの課題のうち「コスト削減」「働き方の柔軟性確保」に対して有効です。一方で、「チーム全員が毎日出社する」「機密情報を扱う」といったケースでは、専用オフィスの方が適している場合もあります。
ステップ0：現状整理（何のためにオフィスを縮小するのか）
まず、オフィス縮小の目的を明確にしましょう。「なんとなくコスト削減」ではなく、具体的な数字で把握することが重要です。
現在のオフィスコストを把握する
- 賃料：月額いくらか
- 共益費・管理費：月額いくらか
- 光熱費：月額平均いくらか
- 内装費・設備費（リース含む）：月額いくらか
必要なオフィス機能をリストアップする
- 専用デスクは必要か、共有デスクでもいいか
- 会議室は週何回使うか
- 郵便物管理・電話対応は必要か
- 来客対応は頻繁にあるか
社員数と出社頻度を確認する
- 社員数は何人か
- 平均出社頻度は週何日か
- 全員同時出社することはあるか
これらを整理することで、「本当に必要なオフィス機能」と「削減できるコスト」が見えてきます。
ステップ1：利用形態を決める（専用デスクorスポット利用）
コワーキングスペースには、大きく分けて以下の利用形態があります。
専用デスクプラン（月額35,200円〜）
- 固定席を確保できる
- 荷物を置いたままにできる
- 毎日出社する人向け
ホットデスクプラン（月額22,000円〜）
- 空いている席を自由に使える
- 荷物は持ち帰りが基本
- 週2〜3日出社の人向け
スポット利用（1日単位・時間単位）
- 月額契約なし、使った分だけ支払い
- 月に数回の出社・打ち合わせ中心の人向け
回数課金制（OFFICE PASS等）
- 複数拠点を使いたい場合に便利
- 予約不要でQRコードチェックイン
まずはスポット利用から始めて、実際にどの程度の頻度で使うかを検証してから、月額プランに移行するのも一つの方法です。
ステップ2：必要な設備・サービスを確認する
コワーキングスペースによって、提供される設備・サービスは異なります。契約前に以下の項目を確認しましょう。
基本設備
- Wi-Fi（有線LANも使えるか）
- 会議室（予約方法、追加料金の有無）
- フリードリンク
- 複合機（コピー・プリンター）
追加サービス
- 受付スタッフによる来客対応
- 郵便物管理・転送
- 電話対応・電話秘書サービス
- ITサポート
作業環境
- 個室・半個室の有無（集中したい場合）
- 電話ブースの有無（オンラインミーティング用）
- 席数と混雑状況
ビジネス住所
- 一等地住所の利用可否
- 法人登記が可能か
特に、「価格が安くても会議室が別料金」「Wi-Fiが不安定」といったケースがあるため、事前の確認が重要です。
ステップ3：拠点数と立地を選ぶ
オフィス縮小後の働き方を考慮して、拠点数と立地を選びましょう。
全国展開のコワーキンググループを選ぶメリット
- 社員の居住地や営業エリアに合わせて複数拠点を利用できる
- 出張先でも同じブランドの拠点を使える
- 急な移動や多様な働き方に対応しやすい
Regusは全国185拠点以上、WeWorkはグローバルネットワークを持つなど、多拠点展開しているサービスを選ぶと、オフィス縮小後も柔軟に対応できます。
立地選びのポイント
- 社員がアクセスしやすい駅近か
- 取引先への訪問や来客を考慮した立地か
- 現地見学や無料体験で実際の環境をチェックしたか
敷金・礼金不要で、家具やインターネットが完備されているコワーキングスペースなら、オフィス縮小後もスムーズに業務を開始できます。
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なぜオフィス縮小でコワーキング選びに迷うのか
オフィス縮小を決めたものの、「どのコワーキングスペースを選べばいいかわからない」と迷う方は少なくありません。ここでは、つまずきやすいポイントを整理します。
みんながハマる落とし穴：価格重視で選ぶと失敗する
「オフィス縮小でコスト削減したい」という目的があると、つい月額料金の安さだけで選びがちです。しかし、価格の安さだけで選ぶと、以下のような不満が生じることがあります。
- 会議室が別料金で、結局高くついた
- Wi-Fiが不安定で業務に支障が出た
- 席数が少なく、行っても座れないことがあった
- 受付スタッフがいない、来客対応ができない
- デポジット・保証金が必要で初期費用がかかった
月額2万円台の格安プランでも、必要な機能が揃っていなければ意味がありません。価格だけでなく、設備の充実度や利用目的に合っているかを確認しましょう。
ここは人によって正解が変わる：専用デスクvs共有デスク
「専用デスクと共有デスク（ホットデスク）、どちらを選ぶべきか」は、出社頻度と働き方によって正解が変わります。
| 利用形態 | 向いている人 | 月額目安 |
|---|---|---|
| 専用デスク | 毎日出社、荷物を置きたい、固定席が必要 | 35,200円〜 |
| 共有デスク（ホットデスク） | 週2〜3日出社、席は空いていればOK | 22,000円〜 |
| スポット利用 | 月数回の出社、打ち合わせ中心 | 1日単位・時間単位 |
| 回数課金制 | 複数拠点を使いたい、予約不要 | OFFICE PASS等 |
「週に何回出社するか」「荷物を置く必要があるか」を基準に選ぶと、適切なプランが見つかりやすくなります。
選択肢マップ：コワーキング以外の選択肢も知る
オフィス縮小の選択肢は、コワーキングスペースだけではありません。目的に応じて、他の選択肢も検討してみてください。
目的別に合う選択肢
コスト削減最優先 → 完全リモート or バーチャルオフィス（月額7,900円〜）
作業スペースが不要で、住所だけ必要な場合はバーチャルオフィスが選択肢になります。郵便物転送や電話対応も含まれるプランもあり、月額1万円台から利用可能です。
作業スペース必要・多拠点利用 → コワーキングスペース（月額22,000円〜）
社員の居住地が分散している、出張が多いなど、複数拠点を利用したい場合はコワーキングスペースが適しています。
個室・専用スペース必要 → レンタルオフィス（月額4万円台〜）
チームで毎日出社する、機密情報を扱うなど、専用スペースが必要な場合はレンタルオフィスの方が適しています。
住所利用のみ → バーチャルオフィス
法人登記のための住所だけが必要な場合は、バーチャルオフィスで十分です。
会議室だけ使いたい → 時間貸し会議室・ドロップイン利用
普段は自宅やカフェで作業し、打ち合わせの時だけオフィス環境が必要な場合は、時間貸し会議室が経済的です。
代替の方が楽なケース
以下のケースでは、コワーキングスペースより他の選択肢の方が適していることがあります。
チーム全員が常時出社 → レンタルオフィスの方が効率的
全員が毎日出社するなら、専用デスクを人数分契約するよりも、レンタルオフィスを借りた方がコスト効率が良い場合があります。
完全リモートで問題ない → オフィス不要、必要時だけ会議室レンタル
リモートワークで業務が回っているなら、固定のオフィスを持つ必要はありません。
法人登記だけできればいい → バーチャルオフィスで十分
住所だけが必要で、作業スペースは不要な場合はバーチャルオフィスの方が安価です。
機密情報扱う・セキュリティ重視 → 専用オフィスの方が安全
顧客情報や機密データを扱う場合は、共有スペースより専用オフィスの方がセキュリティ面で安心です。
コワーキングスペースが効くのはこういう時
では、どのような場合にコワーキングスペースが特に有効なのでしょうか。具体的なケースを見ていきましょう。
早く進めたい・比較を省きたい場合
オフィス縮小を急いでいる、比較検討に時間をかけたくない場合は、以下の特徴を持つコワーキングスペースが便利です。
全国185拠点のネットワーク 全国展開しているサービスなら、社員の居住地や営業エリアに合わせて柔軟に拠点を選べます。急な移動や多様な働き方にも対応しやすいのがメリットです。
家具完備・即入居性 内装工事や家具購入の手間がなく、契約後すぐに業務を開始できます。オフィス縮小のスケジュールが決まっている場合でも安心です。
敷金礼金不要 従来の賃貸オフィスと違い、敷金・礼金が不要なため初期費用を抑えられます。
短期契約可能 柔軟にスケール変更できるため、「まずは試してみて、合わなければ変更」という使い方も可能です。
受付スタッフ対応・会議室利用 来客対応が必要な場合も、受付スタッフが対応してくれるサービスなら安心です。会議室もオンライン予約で利用できます。
全国185拠点以上のネットワークを持ち、家具やインターネットが完備されている大手ブランドなら、オフィス縮小後も安心して業務を継続できます。
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逆に向かない時
一方で、以下のケースではコワーキングスペースは向いていません。
チーム全員が毎日出社 → レンタルオフィスの方がコスト効率が良い
10人が毎日出社するなら、専用デスクを10席契約するよりも、レンタルオフィスを借りた方が安くなることが多いです。
機密情報扱う・セキュリティ重視 → 専用オフィスが必須
顧客情報や機密データを扱う業務では、共有スペースのセキュリティリスクを考慮する必要があります。
物販・倉庫・店舗営業目的 → サービス対象外
コワーキングスペースはオフィスワーク向けのサービスです。在庫保管や店舗営業には対応していません。
大規模チームで専有フロア必要 → 通常の賃貸オフィス
50人以上のチームでフロアを専有したい場合は、通常の賃貸オフィスの方が適しています。
まとめ：オフィス縮小で迷ったらこの順で決める
オフィス縮小でコワーキングスペースへの移行を検討する際の判断フローをまとめます。
1. 現状整理
- オフィス縮小の目的を明確にする（コスト削減、働き方改革、事業縮小）
- 現在のオフィスコストを把握する
- 必要なオフィス機能をリストアップする
- 社員数と出社頻度を確認する
2. 利用形態を決める
- 毎日出社 → 専用デスク（月額35,200円〜）
- 週2〜3日 → 共有デスク（月額22,000円〜）
- 月数回 → スポット利用（1日・時間単位）
3. 必要設備を確認する
- Wi-Fi、会議室、フリードリンク、受付対応
- 郵便物管理、電話対応、ITサポート
- 個室・半個室の有無
- 一等地住所の利用可否
4. 拠点を選ぶ
- 社員の居住地・営業エリアに合った立地
- 駅近でアクセスしやすいか
- 現地見学・無料体験で環境をチェック
5. 見学予約
- 複数の施設を比較
- 実際に見て、雰囲気や混雑状況を確認
迷ったら、まずはスポット利用から始めて、実際にどの程度の頻度で使うかを検証してから、月額プランに移行するのがおすすめです。オフィス縮小の目的（コスト削減・働き方改革・事業縮小）に合わせて、自社に最適な選択肢を見つけてください。